Klientkontovedtægten
Vi står bag din virksomhed:
- Begrænset personlig hæftelse
- Øget troværdighed
- Mulighed for flere ejere
Klientkontovedtægten som fundament for jeres klientmidler
Klientkontovedtægten er ikke et bilag, man “har på plads” én gang. Den er det praktiske grundlag, der afgør, om jeres håndtering af klientmidler kan forklares, dokumenteres og afstemmes uden efterrationalisering.
Når vedtægten ikke omsættes til faste rutiner, opstår der hurtigt gråzoner i hverdagen: Hvad bogføres hvornår, hvilke bilag er nødvendige, og hvordan sikrer man et kontrolspor, der faktisk kan gennemgås?
I praksis rammer klientkontovedtægten bogholderiet direkte, fordi den kræver ensartethed.
Det betyder, at klientmidler skal håndteres på en måde, hvor bank, bilag og posteringer hænger sammen i et gentageligt flow – og hvor afstemning ikke bliver et “når vi får tid”-projekt, men en fast del af driften.
Det er netop den logik, der ligger bag vores tilgang til Advokatbogholderi, hvor standardisering reducerer fejl og sparer tid på undtagelser.
Klientkontovedtægten gør klientkontoen dokumentérbar i drift
Når vedtægten er sat rigtigt op i praksis, bliver det også langt lettere at arbejde konsekvent med Klientkonto, fordi kontoret har en fælles måde at håndtere indbetalinger, udbetalinger og dokumentation på. Og jo mere stabilt flowet er, desto mindre “oprydning” opstår der, når dokumentationen skal kunne stå på mål for en Klientkontoerklæring.
Hos Euroregnskab bruger vi klientkontovedtægten som en processtandard, der kan omsættes til faste arbejdsgange.
Målet er at gøre klientmidler til en kontrolleret del af driften – ikke et område, der skaber friktion, usikkerhed og manuel brand-slukning.
Book et møde om klientkonto-setup
10 min i telefonen – så ved du allerede meget mere om, hvem vi er og hvad vi kan tilbyde.
Kontrolpunkter der afslører, om jeres setup er robust
Kan saldoen forklares pr. klient uden at lede
Hvis I skal grave i mails, noter eller gamle bilag for at forklare en saldo, er processen ikke stabil.
Et robust setup gør forklaringen “synlig” i systemet, så man kan forstå saldoen ud fra registreringer, reference og dokumentation – uden at rekonstruere historik. Målet er, at enhver relevant medarbejder kan forklare saldoen hurtigt og ensartet.
Find poster uden reference, før de vokser
Uden reference bliver én uklar post hurtigt til ti, fordi den skaber afledte spørgsmål og flere midlertidige løsninger.
Et effektivt kontrolpunkt er at fange poster uden sag/klient-reference tidligt og få dem afklaret, mens konteksten stadig er frisk. Jo længere de står, desto dyrere bliver de at rydde op i.
Stop negative eller “midlertidige” saldi med det samme
Negative saldi og midlertidige mellemregninger er næsten altid symptomer på, at flowet er brudt: noget er bogført forkert, mangler bilag, eller er landet på en forkert konto.
De skal behandles som afvigelser, ikke som normal drift. Et robust setup har en klar regel: negative/midlertidige saldi skal forklares og lukkes – ikke bæres videre.
Hold øje med midler, der står stille for længe
Klientmidler, der bliver stående uden bevægelse eller forklaring, skaber næsten altid spørgsmål senere.
Derfor bør I have en fast praksis for, hvornår midler skal afklares: fx ved faste månedlige checkpoints, ved sagsskifte, eller når en sag nærmer sig afslutning. Formålet er at undgå “gamle saldi”, som ingen længere kan forklare hurtigt.
Sådan bevæger klientmidler sig korrekt gennem jeres bogføring
Start med en entydig reference
Hver bevægelse på klientkontoen skal kunne kobles direkte til sag + klient uden fortolkning. Reference skal være standard, så man ikke er afhængig af, at “den rigtige person” kan huske sammenhængen.
Hvis reference først bliver tilføjet bagefter, opstår der hurtigt usikkerhed, ekstra spørgsmål og risiko for fejl.
Giv indbetalinger et klart formål fra første dag
En indbetaling uden formål bliver til et åbent problem i bogholderiet. Derfor skal I allerede ved modtagelsen kunne se, hvad pengene vedrører: fx depositum, acontobeløb, dækning af udlæg eller anden konkret årsag.
Jo hurtigere formålet er tydeligt, desto færre hængepartier, og desto mindre tid går der med at “opklare” historik senere.
Sikr et beslutningsspor ved udbetalinger
Det vigtigste ved en udbetaling er ikke selve transaktionen, men at I kan dokumentere hvorfor den blev lavet, hvem der godkendte, og hvilken sag/klient den knytter sig til.
Bilag er ikke nok alene, hvis beslutningen ikke kan forklares. Et robust setup gør det muligt at følge udbetalingen tilbage til både dokumentation og godkendelse uden at skulle lede i mails eller mundtlige aftaler.
Euroregnskab -
din revisor
Når du møder Euroregnskab i Albertslund, møder du viljen til at skabe udvikling, vækst og forandring for både dig og din virksomhed.
Vi gør en dyd ud af at være nærværende og ærlige rådgivere og sparringspartnere, der engagerer sig i din virksomhed, og hjælper dig med at træffe de beslutninger, der på sigt skaber den største værdi.
Vi hjælper med både bogføring, moms, skat, løn og årsrapporter.
Hvis du har brug for et overblik over hvilke tidsfrister der er, kan du kontakte os på ovenstående eller find dem her på hjemmesiden.
Klientkonto med faste rutiner og kontrolspor
Klientmidler tåler ikke improvisation. Når reference, dokumentation og afstemning ikke er sat i system, opstår der hurtigt uklare saldi, interne spørgsmål og manuel oprydning – ofte på det værst mulige tidspunkt.
Med faste rutiner og et tydeligt kontrolspor kan saldoen forklares løbende ud fra bank, bilag og bogføring, så afstemning bliver en månedlig driftdisciplin i stedet for et brand-slukningsprojekt.
Euroregnskab hjælper advokatkontorer med at standardisere klientkonto-flowet, så klientmidler bliver en stabil del af driften – ikke et tilbagevendende problemområde.
Hvorfor vores kunder elsker at arbejde med os!
Bo Svane
Carsten Baggers
Trine Bjerring
Mads Knudsgaard
Louis Sutcu
Simon Jørnø
Det siger vores kunde om os
Bliv ringet op.
Så hjælper vi dig videre.
Vi behandler dine oplysninger fortroligt og deler dem aldrig med tredjeparter.